Автоматизация фактически является ключом к стратегическому развитию бизнеса. Она помогает руководителю организовать работу сотрудников и клиентов компании, увеличить прибыль и эффективность рабочего процесса. К сожалению, часто случается так, что стремление той или иной компании автоматизировать свой бизнес ведет к неудаче. Причины могут быть разными – от нежелания сотрудников переходить на другую систему до сложностей переноса отлаженных бизнес-процессов в строгую табличную реальность.
Так что же такое система автоматизации бизнес-проектов? Она представляет собой повышение уровня работы компании посредством внедрения программно-аппаратного комплекса. В этой системе размещаются, хранятся и обрабатываются данные – эти процессы способны выполняться как оператором, так и автоматически.
Автоматизация бизнеса помогает минимизировать рутинное выполнение рабочих операций, увеличить скорость операций с информацией, создать единую информационную среду для предприятия.
В результате руководство получает возможность автоматического получения запрограммированных документов, существенного улучшения качества работы с базами данных, создания единого комплекса с нормативной базой и стандартизированным документооборотом.
Практически все способные для описания последовательности действий рабочие процессы можно подвергнуть автоматизации. Приведем пример:
- Получение заявки оператором и внесение ее в список задач.
- Прием заказа менеджером, получение одобрения на выполнение, выписка счета.
- Прием оплаты заказа бухгалтером, «зеленый свет» на производство.
- Выполнение заказа согласно полученным данным.
- Получение заказа клиентом.
Создание единой базы данных
Этот стандартный пример убедительно иллюстрирует, что каждый из отдельно взятых процессов можно автоматизировать и увеличить скорость работы с заказом. Для этого нужно создать единую базу данных. Это первый шаг к автоматизации бизнеса.
Актуальность информации
После создания базы данных нужно поработать с табличными разделами. Четыре основных раздела – «клиенты», «заявки», «сотрудники» и «счета». В каждом из них будут свои специфические графы. К примеру, в разделе «Сотрудники» нужно будет указать ФИО, занимаемую должность, контактные данные и т.д. Нужно следить за тем, чтобы вся информация была актуальной. Это второй шаг.
Установка доступа сотрудников к разделам данных
Третьим шагом станет установка доступа сотрудников к разделам данных. Не каждый сотрудник может иметь высокий уровень доступа. Лучше всего установить уровни доступа для различных должностей – сотрудники, менеджеры, директор и т.д. Это поможет каждой группе сосредоточиться только на нужной информации.
Создание шаблонов для документов
Четвертый шаг – создание шаблонов для документов. В любой компании есть документы, которые используются чаще всего. Для экономии времени можно сделать готовые шаблоны, к примеру, счета для заказов. В них просто будут вноситься актуальные данные.
Организация новостных рассылок
Пятый шаг – организация новостных рассылок. Нужно определить частоту отправлений информационных сообщений для клиентов и способ их отправки (SMS, электронная почта). Для внутреннего сообщения в компании подойдет электронная почта. На нее можно отправлять заранее разработанные шаблоны с предусмотренными для дописывания имен, фамилий и иных данных полями. Не стоит перегружать сообщения изображениями.
Извещения об изменениях в базе данных
Шестой шаг – Извещения об изменениях в базе данных. Для начала нужно решить, о каких изменениях стоит информировать сотрудников. Затем организовать способ информирования – всплывающее сообщение на рабочем столе, электронная почта, SMS. Сообщения должны быть информационно-насыщенными, не вызывающими вопросов.
Вычисления
Седьмой шаг – Вычисления. Это создание формульного алгоритма для счетных операций в таблицах — программа будет существенно экономить рабочее время, самостоятельно производя необходимые расчеты по заказам.
Отчетность о проделанной работе
Восьмой шаг – Отчетность о проделанной работе. Автоматизация бизнеса предусматривает и демонстрацию результатов рабочего процесса. Руководство получает возможность быстрого анализа выполнения заданий сотрудниками и оценить общее состояние дел в компании.
Таким образом, автоматизация бизнеса помогает компании выйти на качественно более высокий уровень управления. Программные инструменты и автоматические алгоритмы положительным образом сказываются на улучшении производительности труда и скорости документооборота.
Если у Вас остались вопросы по автоматизации бизнеса после прочтения данной , то задавайте их в комментариях!
